Lesson 8 · Rate Architecture: BAR, Flexible, Non-Refundable, Packages
7RS · Revenue Management for Hotels
Модуль 3. Ценообразование и тарифы

Урок 8. Тарифная сетка: BAR, гибкие, невозвратные, пакеты

Цель урока: научиться строить понятную тарифную лестницу: не просто «куча цен», а логика «условия ↔ цена ↔ выгода для гостя».

Module 3. Pricing & Rate Plans

Lesson 8. Rate Architecture: BAR, Flexible, Non-Refundable, Packages

Goal of the lesson: learn how to build a clear rate ladder: not a random list of prices, but a logic of “conditions ↔ price ↔ guest value”.

Module 3. Tarification et tarifs

Leçon 8. Architecture tarifaire : BAR, flexible, non-remboursable, packages

Objectif : savoir construire une « échelle de tarifs » cohérente : pas une liste de prix, mais une logique « conditions ↔ prix ↔ valeur pour le client ».

Базовые понятия

1. Что такое тарифная сетка

Тарифная сетка — это «скелет» ваших цен: какие тарифы есть, чем они отличаются и почему гость платит по-разному за один и тот же номер.

Ключевые элементы:

  • BAR (Best Available Rate) — лучший доступный тариф на сегодня без специальных условий и акций. Обычно гибкий: можно отменить.
  • Гибкий тариф (flexible) — с бесплатной отменой до определённой даты. Часто совпадает с BAR или чуть выше.
  • Невозвратный тариф (non-refundable) — дешевле, но без возврата денег при отмене.
  • Пакет (package) — тариф с включёнными услугами (завтрак, ужин, SPA, трансфер и т.д.).
  • Промо-тариф — временное спецпредложение с дополнительной выгодой, ограниченное по датам/условиям.
Жизненный пример.
Гость заходит на сайт: видит три цены за один и тот же номер. 1) «Гибкий с завтраком» — дороже, но можно отменить. 2) «Невозвратный без завтрака» — заметно дешевле, но деньги не вернут. 3) «Уикенд-пакет с ужином» — дороже всех, но включены ужин и поздний выезд. Если гость понимает логику и выгоду — он не думает «меня обманывают», он думает «выбираю, что мне выгоднее».
Basic concepts

1. What is rate architecture

Rate architecture is the “skeleton” of your prices: which rate plans you have, how they differ, and why a guest can pay different prices for the same room type.

Key elements:

  • BAR (Best Available Rate) — your best available rate for a given date without special campaigns. Usually flexible: cancellation allowed.
  • Flexible rate — free cancellation until a certain deadline. Often equal to BAR or slightly higher.
  • Non-refundable rate — cheaper than BAR, but prepaid and non-refundable if cancelled or in case of no-show.
  • Package — rate with services included (breakfast, dinner, SPA, transfer, etc.).
  • Promo rate — temporary special offer with extra benefit and stricter conditions (dates, minimum stay, promo code).
Real-life example.
A guest opens the hotel website and sees three prices for the same room: 1) “Flexible with breakfast” — the highest, but with free cancellation. 2) “Non-refundable room only” — cheaper, but fully prepaid and non-refundable. 3) “Weekend package with dinner” — the highest total price, but includes dinner and late check-out. If the guest understands the logic and value, they don’t think “they are cheating me”, they think “I can choose what is best for me”.
Notions de base

1. Qu’est-ce que l’architecture tarifaire ?

L’architecture tarifaire est le « squelette » de vos prix : quels types de tarifs vous proposez, en quoi ils diffèrent et pourquoi un client peut payer des prix différents pour le même type de chambre.

Éléments clés :

  • BAR (Best Available Rate) — meilleur tarif disponible pour une date donnée, sans promo spéciale. En général flexible (annulation possible).
  • Tarif flexible — annulation gratuite jusqu’à une certaine date limite. Souvent égal ou légèrement supérieur au BAR.
  • Tarif non-remboursable — moins cher que le BAR, mais prépayé et non remboursable en cas d’annulation ou de no-show.
  • Package — tarif incluant des services (petit-déjeuner, dîner, SPA, transfert, etc.).
  • Tarif promo — offre spéciale temporaire avec avantage supplémentaire et conditions plus strictes (période limitée, durée minimum, code promo).
Exemple vécu.
Le client arrive sur le site de l’hôtel et voit trois prix pour la même chambre : 1) « Flexible avec petit-déjeuner » — plus cher, mais avec annulation gratuite. 2) « Non-remboursable sans petit-déjeuner » — nettement moins cher, mais non remboursable. 3) « Package week-end avec dîner » — le plus cher, mais dîner et départ tardif inclus. Si la logique et la valeur sont claires, le client ne se sent pas trompé : il choisit simplement ce qui lui convient le mieux.
Лестница тарифов

2. Логика «условия ↔ цена»

Нормальная тарифная лестница строится так:

  • чем строже условия (невозврат, предоплата, длинный минимум ночей) — тем ниже цена;
  • чем больше свободы и включений (отмена, завтраки, услуги) — тем выше цена.
Мини-лестница для одного номера:
  • Тариф 1: «Невозвратный без питания» — самая низкая цена, 100% предоплата, нет возврата..
  • Тариф 2: «BAR без питания (гибкий)» — средняя цена, бесплатная отмена за 1-3 суток до заезда.
  • Тариф 3: «Невозвратный с завтраком» — самая низкая цена, 100% предоплата, нет возврата.
  • Тариф 4: «BAR с завтраком (гибкий)» — средняя цена, бесплатная отмена за 1-3 суток до заезда.
  • Тариф 5: «Пакет: ужин + поздний выезд» — самая высокая цена, но гость явно видит дополнительные выгоды.
Ошибка: когда «невозвратный» и «гибкий» стоят одинаково, а пакет по цене почти BAR. Тогда гость не понимает логику и выбирает самое дешёвое/понятное, теряя для отеля маржу.
Rate ladder

2. Logic “conditions ↔ price”

A healthy rate ladder is built on a simple principle:

  • the stricter the conditions (non-refundable, full prepayment, minimum stay) → the lower the price;
  • the more flexibility and inclusions (free cancellation, meals, services) → the higher the price.
Mini ladder for one room type:
  • Rate 1: “Non-refundable room only” — lowest price, 100% prepayment, no refunds.
  • Rate 2: “BAR room only (flexible)” — mid-level price, free cancellation up to 2 days before arrival.
  • Rate 3: “Flexible with breakfast” — slightly higher than BAR, breakfast included + free cancellation.
  • Rate 4: “Package: dinner + late check-out” — highest price, but additional services clearly visible.
Common mistake: non-refundable and flexible have the same price, and the package is priced almost at BAR. Result: guests don’t see a clear logic and simply pick the cheapest rate — the hotel loses margin.
Échelle de tarifs

2. Logique « conditions ↔ prix »

Une bonne échelle tarifaire repose sur un principe simple :

  • plus les conditions sont strictes (non-remboursable, prépaiement, séjour minimum) → plus le prix est bas ;
  • plus il y a de flexibilité et de services inclus (annulation gratuite, repas, SPA) → plus le prix est élevé.
Mini-échelle pour un type de chambre :
  • Tarif 1 : « Non-remboursable sans petit-déjeuner » — prix le plus bas, prépayé, non remboursable.
  • Tarif 2 : « BAR sans petit-déjeuner (flexible) » — prix moyen, annulation gratuite jusqu’à J-2.
  • Tarif 3 : « Flexible avec petit-déjeuner » — légèrement supérieur au BAR, petit-déjeuner inclus, annulation gratuite.
  • Tarif 4 : « Package dîner + départ tardif » — prix le plus élevé, mais avec des avantages clairs.
Erreur fréquente : quand le non-remboursable et le flexible sont au même prix, et le package à peine plus cher que le BAR. Le client ne comprend plus la logique et choisit simplement le moins cher — l’hôtel perd de la marge.
BAR и промо

3. Чем BAR отличается от промо-тарифа

BAR — ваш «нормальный» рабочий тариф. Он:

  • доступен почти всегда;
  • меняется по датам в зависимости от спроса (динамический);
  • с понятными условиями (обычно гибкий, с/без завтрака).

Промо-тариф — это исключение, а не норма:

  • ограничен по периодам (низкий сезон, новые даты, спец-кампания);
  • может требовать промокод или спец-канал;
  • имеет дополнительные ограничения (минимум ночей, предоплата).
Жизненный пример «опасного промо».
Отель запускает «-20% промо» на низкий сезон, но забывает выключить. Через полгода: • гости привыкают к промо-цене и не хотят платить BAR; • партнёры требуют такую же скидку; • средний тариф просел, «обычная» цена перестала работать. В итоге промо-тариф фактически стал новым BAR, только дешевле.
Поэтому promo-тариф не должен быть доступен всегда. Он должен быть по времени и условиям уже, чем BAR.
BAR vs promo

3. How BAR is different from a promo rate

BAR is your “normal” working rate. It:

  • is available most of the time;
  • is dynamic — changes by date depending on demand;
  • has clear conditions (usually flexible, with or without breakfast).

Promo rate is an exception, not a new normal:

  • limited in time (low season, launch of new dates, special campaign);
  • may require a promo code or specific channel;
  • usually comes with extra restrictions (minimum stay, prepayment).
Real-life “dangerous promo” example.
Hotel launches “-20% promo” for low season and forgets to switch it off. After six months: • guests get used to promo price and don’t want to pay BAR; • partners request the same discount; • average rate drops, the “normal” price stops working. The promo rate has silently become the new BAR — just cheaper.
That’s why a promo rate must not be available all the time. It should always be narrower than BAR in dates and stricter in conditions.
BAR vs tarif promo

3. Différence entre BAR et tarif promo

Le BAR est votre tarif de travail « normal ». Il :

  • est disponible la plupart du temps ;
  • est dynamique — il varie selon les dates et la demande ;
  • présente des conditions claires (souvent flexible, avec ou sans petit-déjeuner).

Le tarif promo est une exception, pas un nouveau standard :

  • il est limité dans le temps (basse saison, ouverture de ventes, campagne spéciale) ;
  • il peut nécessiter un code promo ou un canal spécifique ;
  • il comporte en général des restrictions (séjour minimum, prépaiement).
Exemple de « promo dangereuse ».
L’hôtel lance « -20 % promo » pour la basse saison et oublie de la couper. Six mois plus tard : • les clients s’habituent au prix promo et refusent de payer le BAR ; • les partenaires exigent la même remise ; • le tarif moyen baisse, le prix « normal » ne fonctionne plus. La promo est devenue de fait le nouveau BAR, mais plus bas.
C’est pourquoi un tarif promo ne doit pas être disponible en permanence. Il doit être plus limité que le BAR en période et plus strict en conditions.
Ценность, а не скидка

4. Как упаковывать тарифы: не скидка, а выгода

Ошибка многих отелей — мыслить только скидками: «скинем 10%, 20%, 30%». Гостю проще принять решение, когда он видит выгоду, а не только минус в цене.

Примеры «сырого» и «упакованного» тарифа:
  • Сырой: «-15% при бронировании заранее».
  • Упакованный: «Раннее бронирование: экономия 15% + гарантированный поздний выезд».
  • Сырой: «Пакет 2 ночи, 200 €».
  • Упакованный: «Уикенд для двоих: 2 ночи, завтраки, ужин в первый вечер и поздний выезд».

Практическое правило: в названии и описании тарифа гость должен сразу понимать, за что он платит больше/меньше:

  • гибкость (отмена/изменение);
  • включённые услуги (питание, SPA, парковка);
  • риск (невозврат, предоплата);
  • ограничения (минимум ночей, конкретные даты).
Value, not only discount

4. How to present rates: sell value, not just discount

Many hotels think only in “-10%, -20%, -30%”. Guests decide faster when they see clear value, not just a minus sign.

Examples of “raw” vs “packed” rate names:
  • Raw: “-15% advance booking”.
  • Packed: “Early Booker: save 15% + guaranteed late check-out”.
  • Raw: “2-night package, 200 €”.
  • Packed: “Weekend for two: 2 nights, breakfast, dinner on first night and late check-out”.

Practical rule: from the rate name and first line of description the guest must immediately understand why this rate is cheaper or more expensive:

  • flexibility (cancellation / changes);
  • included services (meals, SPA, parking);
  • risk level (non-refundable, prepayment);
  • restrictions (minimum stay, specific dates).
Valeur, pas seulement remise

4. Comment présenter les tarifs : vendre la valeur, pas seulement la remise

Beaucoup d’hôtels ne pensent qu’en « -10 %, -20 %, -30 % ». Le client décide plus facilement lorsqu’il voit un bénéfice concret, et pas seulement un pourcentage.

Exemples de tarif « brut » vs « packagé » :
  • Brut : « -15 % pour réservation anticipée ».
  • Packagé : « Réservation anticipée : -15 % + départ tardif garanti ».
  • Brut : « Package 2 nuits, 200 € ».
  • Packagé : « Week-end à deux : 2 nuits, petits-déjeuners, dîner le premier soir et départ tardif ».

Règle pratique : dès le nom et la première ligne de description, le client doit comprendre pourquoi ce tarif est plus cher ou moins cher :

  • flexibilité (annulation / modification) ;
  • services inclus (repas, SPA, parking) ;
  • niveau de risque (non-remboursable, prépaiement) ;
  • restrictions (séjour minimum, dates spécifiques).
BAR vs Non-Refundable

5. Чем BAR отличается от невозвратного тарифа

BAR (гибкий тариф):

  • обычно с бесплатной отменой до определённой даты;
  • например: отмена за 1–3 дня до заезда без штрафа;
  • подходит гостям, у которых планы могут измениться.

Non-Refundable (невозвратный тариф):

  • ниже по цене на 5–20% относительно BAR;
  • предоплата; при отмене/«no-show» деньги не возвращаются;
  • подходит гостям с фиксированными планами, ищущим экономию.
Жизненный пример.
Гость-командировочный: билеты куплены, даты жесткие, компания экономит. Он с большой вероятностью выберет невозвратный тариф и сэкономит 10–15%. Семья с детьми, у которых всё может поменяться в последний момент, чаще выберет гибкий тариф, даже если он дороже.
BAR vs Non-Ref

5. BAR vs non-refundable rate

BAR (flexible rate):

  • usually includes free cancellation until a certain deadline;
  • for example: free cancellation up to 1–3 days before arrival;
  • good for guests whose plans may change.

Non-refundable rate:

  • 5–20% cheaper than BAR;
  • prepaid; if cancelled or in case of no-show, money is not refunded;
  • good for guests with fixed plans and strong price sensitivity.
Real-life example.
A corporate traveller: flights booked, dates fixed, company wants to save money. He is likely to choose non-refundable and save 10–15%. A family with children, where plans can change at the last moment, will more often choose the flexible rate even if it is more expensive.
BAR vs Non-Ref

5. BAR vs tarif non-remboursable

BAR (tarif flexible) :

  • comprend généralement l’annulation gratuite jusqu’à une certaine date ;
  • par exemple : annulation sans frais jusqu’à J-1 ou J-3 ;
  • convient aux clients dont les plans peuvent changer.

Tarif non-remboursable :

  • 5 à 20 % moins cher que le BAR ;
  • prépayé ; en cas d’annulation ou de no-show, le montant n’est pas remboursé ;
  • adapté aux clients avec des dates fixes et une forte sensibilité au prix.
Exemple concret.
Un voyageur d’affaires : billets achetés, dates figées, l’entreprise cherche à optimiser les coûts. Il choisira souvent le non-remboursable et économisera 10–15 %. Une famille avec enfants, dont les plans peuvent changer à la dernière minute, préférera en général le tarif flexible, même plus cher.
Практика

6. Практическое задание: создаём 3 тарифа

Задача: придумайте 3 тарифа для одного и того же номера:

  1. гибкий тариф с возможностью отмены;
  2. невозвратный тариф с ограничением;
  3. пакетный тариф с бонусами или услугами.

Для каждого тарифа укажите:

  • Название (чтобы гость сразу понимал суть);
  • Условия отмены (до какой даты, штраф);
  • Канал (сайт, OTA, агентство и т.д.);
  • Цена (в сравнении с BAR);
  • Ценность для гостя (что он получает за эти деньги).
Название тарифа Тип (гибкий / невозвратный / пакет) Канал продаж Цена за ночь, € BAR за ночь, € Скидка к BAR, % Цена пакета (если есть), € Условия отмены / предоплаты Ценность для гостя (что входит)
Напр.: Гибкий с завтраком Гибкий Официальный сайт 120 110 Отмена за 2 дня без штрафа Завтрак, бесплатная отмена

Можете заполнить руками или использовать Excel-шаблон ниже — там формулы автоматически считают скидку и цену пакета.

Practice

6. Practical exercise: create 3 rate plans

Task: design 3 rate plans for the same room type:

  1. a flexible rate with free cancellation;
  2. a non-refundable rate with restrictions;
  3. a package rate with bonuses or services included.

For each rate, specify:

  • Rate name (clear and guest-friendly);
  • Cancellation conditions (deadline, penalties);
  • Channel (website, OTA, agency, etc.);
  • Price (vs BAR);
  • Guest value (what exactly they get for this price).
Rate Name Type (Flexible / Non-Ref / Package) Sales Channel Price per night, € BAR per night, € Discount vs BAR, % Package Price (if any), € Cancellation / Prepayment conditions Guest Value (what’s included)
E.g. Flexible with Breakfast Flexible Official Website 120 110 Free cancellation up to 2 days Breakfast, free cancellation

You can fill it manually or use the Excel template below — formulas will calculate discount and package price automatically.

Pratique

6. Exercice pratique : créer 3 tarifs

Tâche : concevez 3 tarifs pour un même type de chambre :

  1. un tarif flexible avec annulation gratuite ;
  2. un tarif non-remboursable avec restrictions ;
  3. un package avec des bonus ou services inclus.

Pour chaque tarif, précisez :

  • Nom du tarif (clair pour le client) ;
  • Conditions d’annulation (délai, pénalités) ;
  • Canal (site officiel, OTA, agence, etc.) ;
  • Prix (par rapport au BAR) ;
  • Valeur pour le client (ce qui est inclus pour ce prix).
Nom du tarif Type (Flexible / Non-Ref / Package) Canal de vente Prix par nuit, € BAR par nuit, € Remise vs BAR, % Prix du package (le cas échéant), € Conditions d’annulation / prépaiement Valeur pour le client (inclus)
Ex. : Flexible avec petit-déjeuner Flexible Site officiel 120 110 Annulation gratuite jusqu’à J-2 Petit-déjeuner, annulation gratuite

Vous pouvez remplir ce tableau à la main ou utiliser le modèle Excel ci-dessous — les formules calculent la remise et le prix package automatiquement.

Excel-шаблон

7. Excel-файл: тарифная лестница на один номер

Кнопка ниже создаёт Excel-файл .xls в формате SpreadsheetML. Внутри — одна строка с формулами, которую можно протянуть вниз на несколько тарифов.

Формулы в формате R1C1; структура: Worksheet → Table → Row → Cell → Data.

7.1. Какие колонки есть в файле (логика по-русски)

  • Rate Name — название тарифа.
  • Room Type — тип номера (Standard, Deluxe и т.п.).
  • Channel — канал продаж (Website, OTA, Agency).
  • BAR Price — базовый BAR за ночь.
  • Flexible Price — цена гибкого тарифа (может быть = BAR или чуть выше).
  • Non-Refundable Discount (%) — скидка невозвратного тарифа к BAR (в долях: 0.15 = 15%).
  • Non-Refundable Price — цена невозвратного тарифа, считается автоматически от BAR и скидки.
  • Package Surcharge — доплата за пакет (ужин, услуги) к BAR.
  • Package Price — итоговая цена пакета, считается автоматически.
  • Value Description — текстом, что получает гость в пакете.

Такой файл помогает быстро проверить: логична ли ваша лестница (невозвратный реально дешевле, пакет дороже, гибкий не «убит» промо).

Excel template

7. Excel file: rate ladder for one room type

The button below generates an .xls file (SpreadsheetML). It contains one row with formulas that you can copy down for multiple rate plans.

Formulas use R1C1 notation; structure: Worksheet → Table → Row → Cell → Data.

7.1. Columns in the file (logic in plain English)

  • Rate Name — the name of the rate plan.
  • Room Type — room category (Standard, Deluxe, etc.).
  • Channel — sales channel (Website, OTA, Agency).
  • BAR Price — base BAR per night.
  • Flexible Price — price of the flexible rate (can equal BAR or be slightly higher).
  • Non-Refundable Discount (%) — discount of non-refundable rate vs BAR (in fractions: 0.15 = 15%).
  • Non-Refundable Price — non-refundable price, calculated automatically from BAR and discount.
  • Package Surcharge — package surcharge added to BAR (for dinner, services, etc.).
  • Package Price — final package price, calculated automatically.
  • Value Description — text description of what the guest gets in the package.

This file helps you quickly check if your ladder is logical (non-ref really cheaper, package really more expensive, flexible not “killed” by promos).

Modèle Excel

7. Fichier Excel : échelle tarifaire pour un type de chambre

Le bouton ci-dessous génère un fichier .xls (SpreadsheetML). Il contient une ligne avec des formules que vous pouvez recopier pour plusieurs tarifs.

Formules au format R1C1 ; structure : Worksheet → Table → Row → Cell → Data.

7.1. Colonnes du fichier (logique en français simple)

  • Rate Name — nom du tarif.
  • Room Type — type de chambre (Standard, Deluxe, etc.).
  • Channel — canal de vente (Website, OTA, Agency).
  • BAR Price — BAR de base par nuit.
  • Flexible Price — prix du tarif flexible (égal ou légèrement supérieur au BAR).
  • Non-Refundable Discount (%) — remise du non-remboursable vs BAR (en fraction : 0,15 = 15 %).
  • Non-Refundable Price — prix du non-remboursable, calculé automatiquement à partir du BAR et de la remise.
  • Package Surcharge — supplément package ajouté au BAR (dîner, services…).
  • Package Price — prix final du package, calculé automatiquement.
  • Value Description — description de ce que le client reçoit avec ce package.

Cet outil vous permet de vérifier rapidement si votre échelle est cohérente (non-remboursable réellement moins cher, package plus élevé, flexible pas « détruit » par la promo).

Квиз

8. Квиз по уроку

1. Чем BAR отличается от промо-тарифа?

2. Почему promo-тариф не должен быть доступен всегда?

3. Зачем нужны тарифы с разными условиями (гибкий, невозвратный, пакет)?

4. В чём главное отличие BAR от non-refundable?

Quiz

8. Lesson quiz

1. How is BAR different from a promo rate?

2. Why shouldn’t promo rates be always available?

3. Why do you need rates with different conditions (flexible, non-refundable, packages)?

4. What is the key difference between BAR and non-refundable?

Quiz

8. Quiz de la leçon

1. En quoi le BAR est-il différent d’un tarif promo ?

2. Pourquoi un tarif promo ne doit-il pas être toujours visible ?

3. Pourquoi proposer des tarifs avec des conditions différentes (flexible, non-remboursable, package) ?

4. Quelle est la différence principale entre BAR et non-remboursable ?

Вывод

9. Итог урока

Теперь вы можете:

  • строить логичную тарифную лестницу для одного номера;
  • объяснить разницу между BAR, гибким, невозвратным и пакетным тарифами;
  • понимать, почему promo-тариф опасен, если он включён «навсегда»;
  • упаковывать тарифы как выгоду для гостя, а не только скидку;
  • использовать Excel-шаблон, чтобы быстро проверять логику цен.
Summary

9. Lesson summary

Now you can:

  • build a logical rate ladder for one room type;
  • explain the difference between BAR, flexible, non-refundable and package rates;
  • understand why a permanent promo rate is dangerous for your pricing;
  • present rate plans as guest value, not just discounts;
  • use the Excel template to check if your price ladder makes sense.
Synthèse

9. Synthèse de la leçon

Vous êtes maintenant capable de :

  • construire une échelle tarifaire cohérente pour un type de chambre ;
  • expliquer la différence entre BAR, flexible, non-remboursable et package ;
  • comprendre pourquoi un tarif promo permanent est dangereux pour votre stratégie de prix ;
  • présenter les tarifs comme une valeur pour le client, pas seulement comme une remise ;
  • utiliser le modèle Excel pour vérifier la logique de vos prix.
Made on
Tilda