7RS · Lesson 16 · Groups, Tour Operators & Contracts
7RS · Revenue Management
Урок 16. Группы, туроператоры, контракты: считать и планировать
Модуль 5. Каналы и партнёрство
Lesson 16. Groups, Tour Operators, Contracts: calculate and plan
Module 5. Channels and partnerships
Leçon 16. Groupes, tours opérateurs, contrats : calculer et planifier
Module 5. Canaux et partenariats
Цель урока
контракты без иллюзий
Этот урок — про спокойные цифры. Мы научимся сравнивать группу (10 номеров одним контрактом) и индивидуальных гостей (FIT — Fully Independent Traveller, то есть самостоятельные туристы), чтобы понять: кто приносит больше чистой прибыли, а не просто “оборот”.
  • сравнивать доходность группы и FIT-гостя с учётом затрат и комиссии;
  • понимать условия группового контракта: цена, питание, комиссия, блокировка (allotment);
  • находить точку отказа: при каком уровне цены и условий группа становится убыточной;
  • вести учёт блоков, сроков возврата номеров (release) и подтверждения;
  • понимать влияние групп на загрузку, RevPAR (Revenue per Available Room — доход на доступный номер) и операционную модель.
группы
туроператоры
контракты
точка отказа
Теория простыми словами
считать, а не “чувствовать”
1) Что такое группа и чем она отличается от FIT
Группа — это когда один партнёр приводит сразу много номеров на одни даты (например, 10 номеров на 2 ночи). Обычно у группы есть условия: фиксированная цена, питание, комиссия партнёру и блокировка номеров под гарантию.

FIT-гость (самостоятельный турист) чаще бронирует на 1–3 ночи, платит выше, но его “по одному” нужно привлекать маркетингом и продажами.
Главная мысль
Группа “закрывает” загрузку быстрее, но может принести меньше чистой прибыли, если цена низкая, а затраты на питание/уборку и комиссия высокие.
2) Какие цифры считаем (минимальный набор)
  • ADR (Average Daily Rate — средняя цена за номер в сутки): сколько евро вы берёте за ночь.
  • LOS (Length of Stay — длительность проживания): сколько ночей.
  • Комиссия: процент партнёру (если есть).
  • Переменные затраты: питание, уборка, расходники, прачечная (то, что растёт с количеством гостей).
  • Маржинальность: сколько денег “остаётся” после переменных затрат и комиссии.
Важно
Мы не усложняем расчёт “полной себестоимостью” и постоянными расходами. На практике для решения “взять группу или нет” обычно достаточно сравнить вклад в прибыль (contribution margin).
3) Простая формула маржинальности
Для одного номера на одну ночь:

Чистая выручка за ночь = ADR × (1 − комиссия).
Маржа за ночь = Чистая выручка за ночь − переменные затраты за ночь.

Для всего сценария:
Маржа сценария = Маржа за ночь × количество номеров × количество ночей.
4) “Точка отказа”: при каком ADR группа перестаёт быть выгодной
“Точка отказа” — это минимальный ADR, при котором группа хотя бы не убыточна. Если считать только переменные затраты и комиссию, то:

Break-even ADR (ADR без убытка) = переменные затраты ÷ (1 − комиссия).

Пример: переменные затраты 18 €, комиссия 10% (0,10). Тогда:
18 ÷ (1 − 0,10) = 18 ÷ 0,90 = 20 €.

Это “ноль”. Но вам обычно нужен не “ноль”, а целевой вклад в прибыль. Поэтому на практике вы добавляете желаемую маржу (например, +15 € за ночь) и получаете свою реальную “точку отказа”.
5) Условия группового контракта: что обязательно проверить
Финансовые условия
  • ADR и что включено (питание, трансфер, услуги);
  • комиссия и база расчёта (с НДС/без НДС, с питанием/без);
  • условия оплаты (предоплата, постоплата, депозит);
  • условия отмены и штрафов (cancellation terms).
Операционные условия
  • блокировка номеров (allotment) и размер блока;
  • срок возврата неиспользованных номеров (release period);
  • даты подтверждения (confirmation deadline);
  • кто и как делает списки заселения, питание, рассадку, тайминг.
Почему release period важен
Если партнёр держит номера “в блоке” слишком долго, вы не можете продать их дороже другим гостям. Каждая лишняя неделя блокировки — это риск недополученного дохода.
6) Как группы влияют на RevPAR и на модель работы
RevPAR (Revenue per Available Room) = доход от номеров ÷ количество доступных номеров. Группа может:
  • поднять RevPAR, если даёт загрузку в слабые даты без сильного снижения цены;
  • снизить RevPAR, если занимает пиковые даты по низкой цене и “вытесняет” более дорогих гостей;
  • усложнить операционную нагрузку (питание, уборка, заезды волной) — это тоже деньги и риски.
Практическое задание: сравните два сценария
маржинальность
Сравните:

Сценарий A (группа): 10 номеров × 2 ночи, ADR 60 €, затраты на питание и уборку = 18 € за ночь на номер.
Сценарий B (FIT-гость): ADR 95 €, LOS = 1 ночь, без питания (переменные затраты ниже).

Чтобы сравнение было честным, мы считаем “за одну ночь на номер” и затем умножаем.

Откройте Excel-файл (кнопка сверху) — там формулы уже настроены. Вам нужно:
  1. указать комиссию партнёра для группы (если есть) и переменные затраты;
  2. для FIT указать переменные затраты (например, только уборка и расходники);
  3. посмотреть маржу на ночь и маржу всего сценария;
  4. сделать вывод: кто выгоднее и при каких условиях вы бы отказались от группы.
Параметр Сценарий A: группа Сценарий B: FIT-гость Как это влияет
ADR (цена за ночь) 60 € 95 € выше ADR обычно даёт выше маржу, но есть нюансы по затратам и комиссии
LOS (ночей) 2 1 дольше проживание снижает долю затрат на “заезд/выезд”, но питание может всё съесть
Комиссия партнёру зависит от контракта обычно 0% для прямого комиссия уменьшает чистую выручку
Переменные затраты 18 € (питание+уборка) ниже (нет питания) это “реальные” деньги, которые съедают маржу
Операционные риски высокие (волна заездов) ниже риски = время + качество сервиса + расходы
Рекомендация: отдельно подумайте про “цену альтернативы”. Если группа занимает пиковые даты, сравнивайте не с “95 €”, а с вашим реалистичным ADR в эти даты.
Глоссарий урока
без сокращений
ADR (Average Daily Rate)
Средняя цена за номер в сутки. В простом расчёте — “сколько евро за ночь”.
LOS (Length of Stay)
Длительность проживания: количество ночей.
FIT (Fully Independent Traveller)
Самостоятельный турист, который бронирует без группы и без туроператора.
Блокировка номеров (Allotment)
Номера “зарезервированы” под партнёра на период, пока он подтверждает или продаёт поездку.
Срок возврата номеров (Release period)
Дата, когда непроданные номера должны вернуться в свободную продажу.
RevPAR (Revenue per Available Room)
Доход от номеров на каждый доступный номер. Часто ключевой KPI для оценки эффективности.
Квиз по уроку
самопроверка
1) Почему группа не всегда выгоднее FIT-гостей?
2) Что такое “срок возврата номеров” (release period)?
3) Какая логика “точки отказа” по ADR в простом виде?
4) Как группа может снизить RevPAR?
Мини-игра: брать контракт или нет
интерактив
Ситуация 1. Группа просит низкий ADR и питание включено
Туроператор просит ADR 55 € и питание включено. Ваши переменные затраты с питанием — 18 €. Даты частично пиковые. Что вы делаете?
Стратегия. Вы защищаете прибыль, а не просто “количество занятых номеров”.
Риск. Низкий ADR в пиковые даты часто снижает RevPAR и общую прибыль.
Ситуация 2. Длинная блокировка номеров
Партнёр хочет держать 12 номеров в блоке до последней недели перед заездом. Вы видите, что в эти даты спрос растёт.
Стратегия. Сроки блоков — это контроль дохода, а не формальность.
Риск. Вы теряете время и свободу продаж, особенно в растущем спросе.
Ситуация 3. Группа закрывает слабые даты
Группа предлагает умеренный ADR, но в даты, где у вас обычно провал (низкая загрузка). Питание не включено, комиссия небольшая.
Стратегия. Группа особенно полезна в слабые даты, если маржа приемлемая.
Риск. Вы теряете инструмент стабилизации загрузки в “провальных” периодах.
Короткий вывод
резюме
Группа выгодна не потому, что “много номеров”, а потому что она даёт достаточную маржу и не блокирует вам продажи в сильные даты. Считайте: ADR, комиссия, переменные затраты, сроки блоков и “цену альтернативы”. Тогда контракты становятся управляемым инструментом, а не ловушкой.
Lesson goal
contracts without illusions
This lesson is about calm numbers. We will compare a group (many rooms under one contract) with FIT guests (Fully Independent Travellers), to understand who brings more net profit, not just “revenue”.
  • compare profitability of a group vs a FIT guest including costs and commission;
  • understand group contract structure: price, meals, commission, room block (allotment);
  • find the refusal point: at which ADR and terms the group becomes unprofitable;
  • track room blocks, release dates and confirmation deadlines;
  • understand group impact on occupancy, RevPAR (Revenue per Available Room) and operations.
groups
tour operators
contracts
refusal point
Theory in simple words
calculate, not “feel”
1) What is a group and how it differs from FIT
A group is one partner bringing many rooms for the same dates (for example, 10 rooms for 2 nights). Group deals typically include: fixed price, meals, partner commission, and room blocking under a contract.

A FIT guest books independently, often pays higher ADR, but you need marketing and sales to attract them one by one.
Key idea
A group can “fill” occupancy faster, but may generate lower net profit if ADR is low and variable costs plus commission are high.
2) The minimum set of numbers to calculate
  • ADR (Average Daily Rate): the room price per night.
  • LOS (Length of Stay): number of nights.
  • Commission: percentage paid to the partner (if applicable).
  • Variable costs: meals, housekeeping, amenities, laundry (costs that increase with guests).
  • Contribution margin: money left after commission and variable costs.
Important
We keep it practical: for “take the group or not” decisions, contribution margin is often enough.
3) A simple margin formula
For one room-night:

Net revenue per night = ADR × (1 − commission).
Margin per night = Net revenue per night − variable costs per night.

For the full scenario:
Scenario margin = Margin per night × number of rooms × number of nights.
4) “Refusal point”: when the group stops being profitable
The refusal point is the minimum ADR where the group is not loss-making. With only variable costs and commission:

Break-even ADR = variable costs ÷ (1 − commission).

Example: variable costs 18 €, commission 10% (0.10):
18 ÷ (1 − 0.10) = 18 ÷ 0.90 = 20 €.

This is “zero profit”. In real life you add a target margin (for example, +15 € per night) to define your real refusal point.
5) Group contract terms you must check
Financial terms
  • ADR and what is included (meals, transfers, services);
  • commission and what the percentage is applied to;
  • payment terms (prepayment, post-payment, deposit);
  • cancellation terms and penalties.
Operational terms
  • room block (allotment) and block size;
  • release period for unsold rooms;
  • confirmation deadline;
  • arrival lists, meal schedules, group flow timing.
Why release period matters
If rooms stay blocked too long, you cannot sell them at a higher rate to other guests. Extra weeks of blocking often mean lost revenue.
6) How groups impact RevPAR and operations
RevPAR (Revenue per Available Room) = room revenue ÷ available rooms. A group may:
  • increase RevPAR if it fills weak dates without heavy price dilution;
  • decrease RevPAR if it occupies peak dates at low ADR and crowds out higher-paying guests;
  • increase operational load (meals, housekeeping peaks, wave arrivals), which also costs money and creates service risks.
Practical task: compare two scenarios
margin
Compare:

Scenario A (group): 10 rooms × 2 nights, ADR 60 €, meal + housekeeping cost = 18 € per room per night.
Scenario B (FIT guest): ADR 95 €, LOS = 1 night, no meals included (lower variable costs).

Open the Excel file (button at the top). Formulas are ready. Your steps:
  1. set group commission (if any) and variable costs;
  2. set FIT variable costs (for example, housekeeping and amenities only);
  3. review margin per night and total scenario margin;
  4. conclude who is better and what conditions would make you refuse the group.
Best practice: compare with the “true alternative”. If the group uses peak dates, compare against your realistic peak ADR, not an average value.
Lesson glossary
no abbreviations without meaning
ADR (Average Daily Rate)
Average room price per night.
LOS (Length of Stay)
Number of nights.
FIT (Fully Independent Traveller)
An independent guest booking without a group or tour operator.
Allotment (room block)
Rooms reserved for a partner until confirmation or release.
Release period
The date when unsold blocked rooms return to free sale.
RevPAR (Revenue per Available Room)
Room revenue per available room. A key performance metric for room revenue efficiency.
Lesson quiz
self-check
1) Why is a group not always more profitable than FIT guests?
2) What is a release period?
3) What is the logic of a “refusal point” for ADR (simple version)?
4) How can a group decrease RevPAR?
Mini game: take the contract or not
interactive
Scenario 1. Low ADR and meals included
A tour operator asks for ADR 55 € with meals included. Your variable costs with meals are 18 €. Dates include some peak demand. What do you do?
Strategy. You protect profit, not only occupancy.
Risk. Low ADR on peak dates often reduces RevPAR and total profit.
Scenario 2. Long room blocking
The partner wants to keep 12 rooms blocked until the last week before arrival. You see demand rising for those dates.
Strategy. Release rules are a revenue control tool.
Risk. You lose selling freedom when demand grows.
Scenario 3. The group fills weak dates
The group offers moderate ADR but for dates where you usually have low occupancy. No meals included, small commission.
Strategy. Groups are especially useful on weak dates if margin is healthy.
Risk. You lose a tool for smoothing demand.
Short summary
recap
A group is profitable not because it is “many rooms”, but because it delivers enough margin and does not block your peak sales. Calculate ADR, commission, variable costs, blocking rules, and the “true alternative”. Then contracts become a controlled tool, not a trap.
Objectif de la leçon
contrats sans illusions
Cette leçon est une leçon de chiffres calmes. Nous allons comparer un groupe (beaucoup de chambres via un seul contrat) avec des clients FIT (Fully Independent Travellers), afin de comprendre qui apporte plus de profit net, et pas seulement du “chiffre d’affaires”.
  • comparer la rentabilité d’un groupe et d’un client FIT en intégrant coûts et commission ;
  • comprendre la structure d’un contrat groupe : prix, repas, commission, blocage (allotment) ;
  • trouver le point de refus : à quel ADR et à quelles conditions le groupe devient non rentable ;
  • suivre les blocs de chambres, les dates de release et les délais de confirmation ;
  • comprendre l’impact des groupes sur l’occupation, le RevPAR (Revenue per Available Room) et l’exploitation.
groupes
tours opérateurs
contrats
point de refus
Théorie en mots simples
calculer, pas “ressentir”
1) Qu’est-ce qu’un groupe et en quoi diffère-t-il d’un client FIT
Un groupe est un partenaire qui apporte plusieurs chambres aux mêmes dates (par exemple, 10 chambres pour 2 nuits). Les contrats groupe incluent souvent : prix fixe, repas, commission, et blocage de chambres.

Un client FIT réserve de manière indépendante. Il paie souvent plus cher, mais il faut marketing et ventes pour l’attirer individuellement.
Idée clé
Un groupe peut remplir l’occupation plus vite, mais générer moins de profit net si l’ADR est bas et si les coûts variables + la commission sont élevés.
2) Les chiffres minimum à calculer
  • ADR (Average Daily Rate) : prix de la chambre par nuit.
  • LOS (Length of Stay) : nombre de nuits.
  • Commission : pourcentage versé au partenaire (si applicable).
  • Coûts variables : repas, ménage, consommables, blanchisserie (augmentent avec les clients).
  • Marge de contribution : ce qui reste après commission et coûts variables.
Important
Pour décider “prendre le groupe ou non”, la marge de contribution est souvent suffisante.
3) Formule simple de marge
Pour une chambre-nuit :

Revenu net par nuit = ADR × (1 − commission).
Marge par nuit = Revenu net par nuit − coûts variables par nuit.

Pour le scénario :
Marge du scénario = Marge par nuit × nombre de chambres × nombre de nuits.
4) “Point de refus” : quand le groupe n’est plus rentable
Le point de refus est l’ADR minimum à partir duquel le groupe ne crée pas de perte. Avec uniquement coûts variables et commission :

ADR au seuil de rentabilité = coûts variables ÷ (1 − commission).

Exemple : coûts variables 18 €, commission 10% (0,10) :
18 ÷ (1 − 0,10) = 18 ÷ 0,90 = 20 €.

C’est “zéro”. En pratique, vous ajoutez une marge cible (par exemple, +15 € par nuit) pour définir votre vrai point de refus.
5) Conditions du contrat groupe à vérifier absolument
Conditions financières
  • ADR et inclusions (repas, transferts, services) ;
  • commission et base de calcul ;
  • modalités de paiement (acompte, paiement après, dépôt) ;
  • conditions d’annulation et pénalités.
Conditions opérationnelles
  • blocage de chambres (allotment) et taille du bloc ;
  • release period (date de retour des chambres non vendues) ;
  • délai de confirmation ;
  • listes d’arrivée, organisation des repas, timing de groupe.
Pourquoi le release period est crucial
Si les chambres restent bloquées trop longtemps, vous ne pouvez pas les vendre plus cher à d’autres clients. Chaque semaine de blocage en plus peut coûter du revenu.
6) Impact des groupes sur le RevPAR et l’exploitation
RevPAR (Revenue per Available Room) = revenu chambres ÷ chambres disponibles. Un groupe peut :
  • augmenter le RevPAR en remplissant des dates faibles sans casser le prix ;
  • diminuer le RevPAR s’il occupe des dates fortes à un ADR bas et évince des clients plus rémunérateurs ;
  • augmenter la charge opérationnelle (repas, pics de ménage, arrivées en vague), donc les coûts et les risques de service.
Exercice pratique : comparer deux scénarios
marge
Comparez :

Scénario A (groupe) : 10 chambres × 2 nuits, ADR 60 €, coût repas + ménage = 18 € par chambre et par nuit.
Scénario B (client FIT) : ADR 95 €, LOS = 1 nuit, sans repas (coûts variables plus bas).

Ouvrez le fichier Excel (bouton en haut). Les formules sont prêtes. Étapes :
  1. renseigner la commission du partenaire (si applicable) et les coûts variables ;
  2. renseigner les coûts variables pour le FIT (par exemple, ménage et consommables) ;
  3. analyser la marge par nuit et la marge totale ;
  4. conclure : qui est plus rentable et à quelles conditions vous refuseriez le groupe.
Bonne pratique : comparer avec la “vraie alternative”. Si le groupe prend des dates fortes, comparez à votre ADR réaliste sur ces dates.
Glossaire de la leçon
sans abréviations sans sens
ADR (Average Daily Rate)
Prix moyen par nuit.
LOS (Length of Stay)
Nombre de nuits.
FIT (Fully Independent Traveller)
Client indépendant qui réserve sans groupe ni tour opérateur.
Allotment (bloc de chambres)
Chambres réservées pour un partenaire jusqu’à confirmation ou release.
Release period
Date de retour des chambres non vendues dans la vente libre.
RevPAR (Revenue per Available Room)
Revenu chambres par chambre disponible. Indicateur clé d’efficacité du revenu chambres.
Quiz de la leçon
auto-évaluation
1) Pourquoi un groupe n’est-il pas toujours plus rentable que des clients FIT ?
2) Qu’est-ce que le release period ?
3) Quelle est la logique du “point de refus” (version simple) ?
4) Comment un groupe peut-il diminuer le RevPAR ?
Mini-jeu : prendre le contrat ou non
interactif
Scénario 1. ADR bas et repas inclus
Un tour opérateur demande ADR 55 € avec repas inclus. Vos coûts variables avec repas sont 18 €. Certaines dates sont fortes. Que faites-vous ?
Stratégie. Vous protégez le profit, pas seulement l’occupation.
Risque. Un ADR bas sur dates fortes réduit souvent le RevPAR et le profit global.
Scénario 2. Blocage trop long
Le partenaire veut garder 12 chambres bloquées jusqu’à la dernière semaine avant arrivée, alors que la demande monte.
Stratégie. Les règles de release sont un outil de contrôle du revenu.
Risque. Vous perdez la liberté de vente quand la demande augmente.
Scénario 3. Le groupe remplit des dates faibles
Le groupe propose un ADR correct mais sur des dates où vous avez un creux. Pas de repas inclus, petite commission.
Stratégie. Les groupes sont très utiles sur dates faibles si la marge est correcte.
Risque. Vous perdez un levier pour lisser la demande.
Conclusion courte
synthèse
Un groupe est rentable non pas parce que c’est “beaucoup de chambres”, mais parce qu’il apporte une marge suffisante et ne bloque pas vos ventes sur dates fortes. Calculez ADR, commission, coûts variables, règles de blocage et “alternative réelle”. Ainsi, les contrats deviennent un outil maîtrisé, pas un piège.
Made on
Tilda