Goal
Понять, где заканчивается Excel и начинается RMS
Автоматизация в revenue management — это не «поставили RMS и забыли». Это переход от ручных решений к системе правил, алгоритмов и контроля.
Цель урока: научиться определять момент, когда Excel становится узким местом,
и как правильно внедрять RMS без потери контроля и доверия бизнеса.
Understand where Excel ends and RMS begins
Automation in revenue management is not “install RMS and forget”. It is a shift from manual decisions to rule-based, algorithmic control.
Lesson goal: identify when spreadsheets become a bottleneck and how to implement RMS
without losing control or business trust.
Comprendre où Excel s’arrête et où RMS commence
L’automatisation en revenue management n’est pas “installer un RMS et oublier”. C’est un passage des décisions manuelles à un système de règles et d’algorithmes.
Objectif : savoir quand Excel devient un frein et comment implémenter un RMS
sans perdre le contrôle ni la confiance du business.
Theory
1) Когда Excel уже не справляется
- Более 3–5 сезонов и сотни дат → ручной контроль ломается.
- Много категорий номеров + rate grid → растёт риск ошибок и конфликтов тарифов.
- Сильная динамика спроса (events, cancellations, pace shifts) → ручные «догонки» каждый день.
- Нет времени на ежедневный пересчёт сценариев, ограничений, каналов и сегментов.
Сигнал: если revenue manager тратит >60% времени на обновление файлов, ручная система не масштабируется.
2) Что реально делает RMS (и чего не делает)
| RMS делает | RMS не делает |
|---|---|
| Строит прогноз спроса по истории, текущему pace, сезонности, событиям и ограничениям | Не заменяет revenue manager: стратегия, позиционирование, бизнес-цели остаются у человека |
| Автоматически двигает уровни цены, BAR и (в зависимости от системы) ограничения (LOS / CTA / CTD) | Не знает, какую историю продаёт отель и что критично для бренда (value narrative) |
| Отслеживает pickup, pace, lead time, прогноз отмен, окна бронирования | Не «чувствует» репутационные риски: реакцию гостей, партнёров, рынка на резкие изменения |
| Поддерживает дисциплину: логика правил, уведомления, контроль исключений (overrides) | Не отвечает за коммуникацию с GM / Sales / Front Office и не убеждает команду «почему так» |
Ключевая мысль: RMS — это усилитель (скорость, точность, масштаб), а revenue manager — пилот (цели, риски, правила, ответственность).
3) Лучшие практики автоматизации
Hybrid-модель (Best Practice)
- RMS управляет уровнями цены и базовой рекомендацией (base recommendation).
- RM задаёт правила, границы, сценарии, сезонные «рамки» и стратегические цели.
- Исключения разрешены только по заранее определённым кейсам.
Governance
- Frozen window: окно, где автоматические изменения ограничены или требуют подтверждения.
- Лог всех overrides (кто / почему / что изменил / эффект через 7–14 дней).
- Еженедельный review: RMS vs факт (прогноз, ADR, RevPAR, отмены, mix).
1) When Excel stops working
- More than 3–5 seasons and hundreds of dates → manual control breaks.
- Many room categories + rate grids → error risk and rate conflicts increase.
- High demand volatility (events, cancellations, pace shifts) → constant catch-up.
- No time for daily recalculation of scenarios, restrictions, channels, and segments.
Signal: if the revenue manager spends >60% of time updating files — the model does not scale.
2) What RMS really does (and does not)
| RMS does | RMS does not |
|---|---|
| Builds demand forecasts using history, pace, seasonality, events, and constraints | Does not replace the revenue manager: strategy, positioning, and business goals stay with people |
| Automatically moves price levels, BAR, and (depending on the system) restrictions (LOS / CTA / CTD) | Does not understand your hotel’s value narrative and brand boundaries |
| Tracks pickup, pace, lead time, cancellation patterns, booking windows | Does not manage reputation risk or market perception of aggressive changes |
| Creates discipline: rules, alerts, control of exceptions (overrides) | Does not communicate decisions to GM / Sales / Ops and does not “sell the why” internally |
Key idea: RMS is an amplifier (speed, precision, scale); the revenue manager is the pilot (goals, risk, rules, accountability).
3) Automation best practices
Hybrid model
- RMS controls price levels and base recommendations.
- RM defines rules, guardrails, scenarios, seasonal frames, strategic targets.
- Exceptions are allowed only for predefined cases.
Governance
- Frozen window: changes limited or require approval.
- Override log (who / why / what changed / impact after 7–14 days).
- Weekly RMS vs actual review (forecast, ADR, RevPAR, cancellations, mix).
1) Quand Excel atteint ses limites
- Plus de 3–5 saisons et centaines de dates → le contrôle manuel se casse.
- Beaucoup de catégories + grilles tarifaires → erreurs et conflits de tarifs.
- Volatilité forte (événements, annulations, changement de pace) → rattrapage permanent.
- Pas de temps pour recalculer chaque jour scénarios, restrictions, canaux, segments.
Signal : si le RM passe >60% du temps sur Excel, le modèle ne scale plus.
2) Ce que fait (et ne fait pas) un RMS
| RMS fait | RMS ne fait pas |
|---|---|
| Construit des prévisions via historique, pace, saisonnalité, événements et contraintes | Ne remplace pas le revenue manager : stratégie, positionnement et objectifs restent humains |
| Ajuste automatiquement niveaux de prix, BAR et (selon l’outil) restrictions (LOS / CTA / CTD) | Ne comprend pas le récit de valeur de l’hôtel et les limites de marque |
| Analyse pickup, pace, lead time, annulations, fenêtres de réservation | Ne gère pas les risques de réputation ni la perception marché |
| Crée de la discipline : règles, alertes, contrôle des exceptions (overrides) | Ne fait pas la communication interne (GM / Sales / Ops) et n’explique pas le “pourquoi” |
Idée clé : le RMS est un amplificateur (vitesse, précision, échelle) ; le RM est le pilote (objectifs, risques, règles, responsabilité).
3) Bonnes pratiques d’automatisation
Modèle hybride
- Le RMS pilote les niveaux de prix et la recommandation de base.
- Le RM fixe règles, garde-fous, scénarios, cadres saisonniers, objectifs.
- Les exceptions sont encadrées et prédéfinies.
Gouvernance
- Fenêtre gelée : modifications limitées ou avec validation.
- Journal des overrides (qui / pourquoi / impact à 7–14 jours).
- Revue hebdomadaire RMS vs réel (prévision, ADR, RevPAR, annulations, mix).
RMS Market
4) Какие RMS существуют в мире: карта решений (упрощённо)
Важно не «какая система самая лучшая», а какая подходит вашему типу отеля, данным и процессам. Ниже — практичная карта по сегментам.
| Сегмент | Что обычно нужно | Примеры RMS (не исчерпывающе) |
|---|---|---|
| Enterprise / сети / крупные портфели | Гранулярное управление (room type / rate code), прогнозирование, ограничения, интеграции, контроль overbooking, корпоративная отчётность, доступы/роли. | IDeaS, Duetto |
| Городские 80–300 номеров / бутики / курорты | Динамическое ценообразование, pace, события, сценарии, автоматизация рутины, удобные dashboards, интеграции с PMS/channel manager. | Atomize, BEONx, Duetto |
| Небольшие независимые отели / B&B / апарт-отели | Быстрый запуск, простые рекомендации, автоматические апдейты цен, минимум ручной настройки, понятные правила и ограничения. | RoomPriceGenie, PriceLabs, (и другие «light RMS») |
Практика: часто RMS выбирают не «по бренду», а по 4 вопросам:
- Какие данные реально доступны и стабильны (PMS, channel manager, rate shopper, events)?
- Нужны ли ограничения и overbooking (или только цены)?
- Насколько сложная сегментация и rate grid?
- Сколько ресурсов есть на внедрение и поддержку (люди, IT, процессы)?
4) RMS landscape: what exists globally (simplified map)
The key is not “the best RMS”, but the best fit for your property type, data quality, and processes. Below is a practical segmentation map.
| Segment | What you typically need | Examples (not exhaustive) |
|---|---|---|
| Enterprise / chains / large portfolios | Granular control (room type / rate code), forecasting, restrictions, integrations, overbooking control, corporate reporting, roles & permissions. | IDeaS, Duetto |
| City hotels 80–300 rooms / boutiques / resorts | Dynamic pricing, pace & events, scenario work, automation of routine, strong dashboards, PMS/channel manager integrations. | Atomize, BEONx, Duetto |
| Small independents / B&B / serviced apartments | Fast setup, clear recommendations, automatic rate updates, minimal configuration, simple guardrails and rules. | RoomPriceGenie, PriceLabs, (and other “light RMS” tools) |
In practice: RMS selection is driven by 4 questions:
- Which data sources are реально available and stable (PMS, channel manager, rate shopper, events)?
- Do you need restrictions and overbooking (or pricing only)?
- How complex are segmentation and your rate grid?
- How much implementation/support capacity do you have (people, IT, process discipline)?
4) Panorama des RMS dans le monde : carte simplifiée
L’enjeu n’est pas “le meilleur RMS”, mais le meilleur fit pour votre hôtel, vos données et vos processus. Voici une carte pratique par segments.
| Segment | Besoin typique | Exemples (non exhaustif) |
|---|---|---|
| Enterprise / chaînes / grands portefeuilles | Pilotage granulaire (room type / rate code), prévisions, restrictions, intégrations, overbooking, reporting corporate, rôles et droits. | IDeaS, Duetto |
| Hôtels urbains 80–300 chambres / boutiques / resorts | Tarification dynamique, pace & événements, scénarios, automatisation du routine, dashboards, intégrations PMS/channel manager. | Atomize, BEONx, Duetto |
| Petits indépendants / B&B / appart-hôtels | Mise en place rapide, recommandations claires, mise à jour automatique des prix, configuration légère, garde-fous simples. | RoomPriceGenie, PriceLabs, (et autres “light RMS”) |
En pratique : le choix du RMS se fait via 4 questions :
- Quelles données sont réellement disponibles et stables (PMS, channel manager, rate shopper, événements) ?
- Faut-il des restrictions et l’overbooking (ou seulement le prix) ?
- Quelle complexité de segmentation et de grille tarifaire ?
- Quelle capacité de déploiement et support (équipe, IT, discipline process) ?
Build vs Buy
5) Можно ли создать RMS силами отеля (in-house)?
Теоретически — да. Практически — полноценный RMS (прогноз + оптимизация + ограничения + интеграции + контроль качества) требует зрелых данных, IT-ресурса и времени. Поэтому чаще делают ступенчатый путь.
Что реально можно построить внутри (поэтапно)
- Шаг 1: единая витрина данных (pickup/pace, ADR, RevPAR, отмены) + качество данных.
- Шаг 2: rule engine (правила) для rate grid: границы, min/max, сезонные рамки, alert-логика.
- Шаг 3: полуавтоматические рекомендации (forecast-lite): простая модель спроса + сценарии.
- Шаг 4: интеграция пуша цен в PMS/Channel Manager + журнал overrides.
Это уже “RMS-подобная система” и часто даёт 60–80% пользы при 20–40% сложности.
Что сложно и дорого (обычно не делают in-house)
- Надёжные ML-прогнозы на уровне room type/rate code, учитывающие шум, события и сдвиги спроса.
- Оптимизация с ограничениями (restrictions) и overbooking в реальном времени.
- Поддержка интеграций, обновлений, безопасности, ролей и аудит-логов.
- Постоянная валидация (monitoring) “модель уехала” + регулярный retraining.
Риск: “самописка” быстро превращается в ещё один Excel — только дороже и с IT-зависимостью.
Важное усиление: даже если отель внедрил RMS, revenue manager не исчезает.
- RM задаёт цели (приоритет загрузки или цены, доля direct, mix), правила, лимиты, сезонные стратегии.
- RM управляет исключениями: группы, long stay, новые рынки, репутационные и юридические риски.
- RM — владелец результата и “переводчик” между системой и бизнесом.
5) Can a hotel build an RMS in-house?
In theory — yes. In practice — a full RMS (forecasting + optimization + restrictions + integrations + quality control) requires mature data, engineering capacity, and time. Most hotels succeed via a phased approach.
What is realistic to build internally (step-by-step)
- Step 1: a single data layer (pickup/pace, ADR, RevPAR, cancellations) + data quality.
- Step 2: a rule engine for rate grids: guardrails, min/max, seasonal frames, alert logic.
- Step 3: semi-automated recommendations (forecast-lite): a simple demand model + scenarios.
- Step 4: push rates into PMS/Channel Manager + override audit log.
This is already “RMS-like” and often delivers 60–80% of the value with 20–40% of the complexity.
What is hard and expensive (rarely built in-house)
- Reliable ML forecasting at room type/rate code level, robust to noise, events, and demand shifts.
- Real-time optimization with restrictions and overbooking logic.
- Integration maintenance, security, roles/permissions, audit trails.
- Continuous monitoring for model drift + retraining cycles.
Risk: a “custom RMS” becomes another spreadsheet — just more expensive and IT-dependent.
Key reinforcement: even with an RMS, the revenue manager does not disappear.
- RM defines goals (occupancy vs rate, direct share, mix), rules, limits, seasonal strategy.
- RM manages exceptions: groups, long stay, new markets, reputation and legal risks.
- RM owns outcomes and translates between system and business.
5) Peut-on créer un RMS en interne (in-house) ?
En théorie — oui. En pratique — un RMS complet (prévision + optimisation + restrictions + intégrations + contrôle qualité) exige des données mûres, des ressources IT et du temps. Le plus efficace est une approche par étapes.
Ce qu’on peut construire en interne (par étapes)
- Étape 1 : une couche données unique (pickup/pace, ADR, RevPAR, annulations) + qualité data.
- Étape 2 : moteur de règles pour la grille : garde-fous, min/max, cadres saisonniers, alertes.
- Étape 3 : recommandations semi-auto (forecast-lite) : modèle simple + scénarios.
- Étape 4 : push des prix vers PMS/Channel Manager + journal d’overrides.
C’est déjà “RMS-like” et apporte souvent 60–80% de valeur pour 20–40% de complexité.
Ce qui est difficile et coûteux (rare en in-house)
- Prévisions ML fiables au niveau room type/rate code, robustes au bruit, événements, shifts.
- Optimisation en temps réel avec restrictions et overbooking.
- Maintenance des intégrations, sécurité, rôles/droits, audit trails.
- Monitoring du drift + cycles de retraining.
Risque : une “solution maison” devient un autre Excel — plus cher et dépendant de l’IT.
Renforcement clé : même avec un RMS, le revenue manager ne disparaît pas.
- Le RM fixe objectifs (occupation vs prix, part direct, mix), règles, limites, stratégie saisonnière.
- Le RM gère les exceptions : groupes, long stay, nouveaux marchés, risques réputation et juridiques.
- Le RM est responsable du résultat et fait le lien entre système et business.
RMS Readiness Checklist
6) Чек-лист: пора ли отелю внедрять RMS?
Оцените каждый пункт. Рекомендуем считать баллы: Да = 2, Частично = 1, Нет = 0.
0–12: рано 13–22: “RMS-lite” / частичная автоматизация 23+: RMS уже нужен
| Блок | Вопрос | Почему это важно |
|---|---|---|
| Сложность | У нас 5+ категорий номеров, rate grid, разные сезоны и много тарифов/пакетов | Чем выше сложность, тем выше цена ошибки и тем тяжелее ручной контроль |
| Динамика спроса | Мы часто видим резкие сдвиги pace (events, отмены, группы, рынок “скачет”) | RMS даёт скорость реакции и автоматические “микро-движения” цены |
| Ресурс RM | RM тратит >50–60% времени на Excel, а не на стратегию, переговоры, каналы и продукт | Это сигнал узкого места: вы покупаете не систему, а время RM |
| Ошибки | Бывают ошибки в тарифах/ограничениях, конфликты цен, рассинхрон каналов | Система уменьшает ручные ошибки и создаёт аудит-след |
| Данные | Есть стабильные данные из PMS и channel manager (минимум 18–24 месяца истории) | Без данных RMS не “магия”, а дорогой интерфейс |
| Интеграции | Мы готовы подключать интеграции (PMS/CM) и поддерживать процессы после внедрения | RMS не работает “сам по себе”: нужна дисциплина процессов и ownership |
| Цели | Есть чёткие KPI и приоритеты (загрузка vs ADR, доля direct, mix, прибыль) | RMS оптимизирует то, что вы измеряете и задаёте как цель |
| Команда | GM/Sales/Front Office готовы жить с “системой”, а не “ручными решениями по настроению” | Без buy-in система превращается в бесконечные overrides |
| Контроль | Мы готовы внедрить governance: freeze window, override log, weekly review | Это удерживает качество и снижает страх “RMS делает что хочет” |
| ROI | Мы можем посчитать эффект: хотя бы 1–2% RevPAR uplift окупает стоимость системы | RMS покупают как бизнес-инвестицию, а не как “модную технологию” |
| Стабильность | У нас есть базовые стандарты (rate structure, сегментация, правила скидок) | Если “хаос в тарифах”, RMS усилит хаос — сначала наводим порядок |
Если вы набрали 23+: внедряйте RMS, но начинайте с пилота (6–10 недель) и заранее определите:
данные, правила, freeze window, список исключений и формат weekly review.
6) Checklist: is it time to implement an RMS?
Score each item: Yes = 2, Partly = 1, No = 0.
0–12: too early 13–22: RMS-lite / partial automation 23+: RMS is needed now
| Block | Question | Why it matters |
|---|---|---|
| Complexity | We have 5+ room categories, rate grids, multiple seasons, many rates/packages | Higher complexity increases the cost of mistakes and makes manual control fragile |
| Demand volatility | We often see sharp pace shifts (events, cancellations, groups, market swings) | RMS provides reaction speed and automated micro-adjustments |
| RM capacity | RM spends >50–60% of time on spreadsheets, not on strategy, channels, product | This is a bottleneck: you are buying RM time, not “more Excel” |
| Errors | We have rate/restriction mistakes, price conflicts, channel desync issues | A system reduces manual errors and creates an audit trail |
| Data | We have stable PMS and channel manager data (at least 18–24 months of history) | Without data, RMS is not magic — it is an expensive interface |
| Integrations | We are ready to integrate (PMS/CM) and maintain processes after go-live | RMS does not “work by itself”: you need process discipline and ownership |
| Goals | We have clear KPIs (occupancy vs ADR, direct share, mix, profit) | RMS optimizes what you define and measure |
| Team alignment | GM/Sales/Front Office can accept system-driven decisions (not “mood-based” manual changes) | Without buy-in you will drown in overrides |
| Control | We can run governance: freeze window, override log, weekly review | This keeps quality high and reduces fear that “RMS does whatever it wants” |
| ROI | We can estimate impact: even 1–2% RevPAR uplift can pay for the system | RMS is a business investment, not a “nice-to-have” tech toy |
| Stability | We have basic standards (rate structure, segmentation, discount rules) | If your pricing is chaotic, RMS will amplify chaos — clean up first |
If you scored 23+: implement an RMS, but start with a pilot (6–10 weeks) and define in advance:
data, rules, freeze window, exception list, and weekly review format.
6) Check-list : est-ce le bon moment pour un RMS ?
Notez chaque point : Oui = 2, Partiel = 1, Non = 0.
0–12 : trop tôt 13–22 : RMS-lite / automatisation partielle 23+ : RMS nécessaire
| Bloc | Question | Pourquoi c’est important |
|---|---|---|
| Complexité | Nous avons 5+ catégories, grille tarifaire, plusieurs saisons, beaucoup de tarifs/packages | Plus de complexité = plus de risque d’erreurs et contrôle manuel fragile |
| Volatilité | Nous voyons souvent des shifts de pace (événements, annulations, groupes, marché instable) | Le RMS apporte vitesse de réaction et micro-ajustements automatiques |
| Capacité RM | Le RM passe >50–60% du temps sur Excel, pas sur la stratégie et les canaux | Signal de goulot : vous achetez du temps RM, pas “plus d’Excel” |
| Erreurs | Erreurs de tarifs/restrictions, conflits de prix, désynchronisation des canaux | Un système réduit les erreurs manuelles et crée une traçabilité |
| Données | Données stables PMS + channel manager (au moins 18–24 mois d’historique) | Sans données, pas de magie : juste une interface coûteuse |
| Intégrations | Nous sommes prêts à intégrer (PMS/CM) et maintenir les processus après déploiement | Le RMS ne “tourne pas tout seul” : discipline et ownership sont nécessaires |
| Objectifs | KPI clairs (occupation vs ADR, part direct, mix, profit) | Le RMS optimise ce que vous définissez et mesurez |
| Alignement équipe | GM/Sales/Front Office acceptent des décisions pilotées par système | Sans buy-in, vous serez noyés sous les overrides |
| Contrôle | Gouvernance en place : freeze window, journal overrides, revue hebdo | Réduit la peur “le RMS fait ce qu’il veut” et maintient la qualité |
| ROI | Nous pouvons estimer l’impact : 1–2% de RevPAR uplift peut payer le RMS | Le RMS est un investissement business, pas un gadget |
| Stabilité | Standards de base (structure tarifaire, segmentation, règles de remises) | Si les tarifs sont chaotiques, le RMS amplifie le chaos — on nettoie d’abord |
Si vous avez 23+ : déployez un RMS, mais commencez par un pilote (6–10 semaines) et définissez :
données, règles, freeze window, liste d’exceptions et format de revue hebdomadaire.
Conclusion
RMS — это усилитель, а не автопилот
- Excel — инструмент. RMS — система (правила + алгоритмы + контроль).
- Автоматизация работает только при чётких правилах и governance.
- RMS не заменяет RM: лучший результат даёт гибрид «человек + алгоритм».
Следующий шаг: выбрать формат (RMS-lite, полноценный RMS или гибрид), подготовить данные и запустить пилот.
RMS is an amplifier, not an autopilot
- Excel is a tool. RMS is a system (rules + algorithms + control).
- Automation works only with clear rules and governance.
- RMS does not replace RM: best outcomes come from “human + algorithm”.
Next step: choose your format (RMS-lite, full RMS, or hybrid), prepare data, and run a pilot.
Le RMS est un amplificateur, pas un pilote automatique
- Excel est un outil. Le RMS est un système (règles + algorithmes + contrôle).
- L’automatisation exige des règles claires et une gouvernance.
- Le RMS ne remplace pas le RM : le meilleur = “humain + algorithme”.
Prochaine étape : choisir le format (RMS-lite, RMS complet ou hybride), préparer les données et lancer un pilote.
